Rekisterin nimi

Asiakastietorekisteri

Sovellettu lainsäädäntö

Henkilötietolaki (523/99)

Rekisterinpitäjä

Uudenmaan Koulutuskeskus Oy
c/o Helsinki Bay Eteläranta 14
00130 Helsinki

Yhteyshenkilö

Toni Kolis
toni.kolis@koulutuskeskus.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoa tallennetaan ja käsitellään Uudenmaan Koulutuskeskus Oy:n koulutuspalveluiden tuottamiseksi sopimussuhteessa Uudenmaan Koulutuskeskus Oy:n asiakkaiden välillä. Henkilötietoa käsitellään lakisääteisten ja viranomaiskäsittelyyn liittyvien velvollisuuksien täyttämiseksi sekä Uudenmaan Koulutuskeskus Oy:n palveluiden laadun parantamiseen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavan kaltaisia tietoja:

  • nimi, henkilötunnus ja tarpeelliset organisaatiotiedot
  • yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • asiakaspalvelussa syntynyt asiakkuudenhallintatieto
  • mahdolliset puhelutallenteet
  • asiakkaan palvelut ja niiden laskutustiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoa voidaan ladata asiakkaan itse toimittaman eri viestimissä toimitettujen materiaalien perusteella.

Tietojen luovuttaminen

Uudenmaan Koulutuskeskus Oy ei myy, vuokraa eikä luovuta henkilötietoja muille osapuolille. Uudenmaan Koulutuskeskus Oy voi olla velvollinen luovuttamaan henkilötietoja, mikäli sovellettava laki tai asetus tai oikeus- tai hallintoviranomaisen pyyntö tätä edellyttää.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei asiakas sitä itse pyydä kirjallisesti. Asiakkaan pyytämät tiedonsiirrot EU tai ETA-alueen ulkopuolelle tehdään Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen tiedonsiirtoja koskevat vaatimukset täyttäen.

Tietojen luovuttamiseen liittyvät käytännöt

Tietoja luovutetaan vain kirjallisesta pyynnöstä. Kirjallisen materiaalin luovuttamisen yhteydessä laaditaan tietojen luovutustodistus, jossa käy ilmi luovutetun aineiston perustiedot, kenelle luovutettu ja milloin. Tämä luovutustodistus tallennetaan asiakaskansioihin mahdollista myöhempää todistusvelvollisuutta varten.

Digitaalisten aineistojen käsittelyä valvotaan tietojärjestelmien tapahtumatiedon eli lokitietojen tallentamisen ja niiden automaattisen tai manuaalisen valvonnan avulla. Tämän lisäksi lokitietoa voidaan tarvittaessa käyttää todisteena.

Tietojen säilyttäminen ja poistaminen

Uudenmaan Koulutuskeskus Oy poistaa henkilötiedot tietojärjestelmistään 10 vuoden säilytysajan jälkeen asiakkaan poistuttua Uudenmaan Koulutuskeskus Oy:ltä. Operatiivisista tietojärjestelmistä poistamisen jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti 6 kuukauden kuluessa varmuuskopioista.